Los consejos de grandes CEO sobre cómo tener reuniones: desde mantenerse en pie hasta tratar los temas relevantes sobre un documento de Google

Para evitar que los trabajadores acaben agotados, Google ha anunciado que durante una semana no habrá reuniones en la empresa. A excepción de las que sean urgentes y para tomar decisiones críticas, eso sí.

De acuerdo con una carta de su CEO, Sundar Pichai, esta decisión permitirá que los empleados de Google se concentren en el trabajo o que puedan desconectar por completo en caso de que se hayan tomado un día libre o unas vacaciones.

Aquí unos consejos de directivos sobre cómo hacen ellos para que las reuniones sean lo más eficientes posibles para su equipo de trabajo y no les tomen mucho tiempo de sus rutinas laborales:

• Busca lugares nuevos para las reuniones, pero que estas sean cortas: Richard Branson, fundador del grupo Virgin dice que incluso durante los meetings hay que mantener la creatividad en activo y conseguir que los asistentes estén atentos. Así que propone salir de los despachos y buscar un sitio nuevo. Eso sí, si es para tratar un solo tema, deben durar como mucho 10 minutos y el directivo propone a los participantes estar de pie, como forma de recordar que hay prisa, tal y como él mismo publicó en la web oficial de Virgin.

• Vete de la reunión si no estás aportando: Elon Musk, creador de Tesla, ha recomendado a sus empleados irse de reuniones en las que no aporten, sin la necesidad de avisar o disculparse. Según él, no es de mala educación irse, sino que de mala educación es hacer a la gente perder el tiempo. Para Musk las reuniones tienen que ser cuantas menos mejor, y deben darse solo cuando haya asuntos urgentes que resolver. Esta información es según un correo enviado a sus trabajadores en 2018 y que Electrek publicó.

• Que no haya más personas de las que invitarías para comer dos pizzas: Jeff Bezos, el líder de Amazon, dice que él sugiere invitar a tantas personas como invitarías para comer un par de pizzas. Es decir, unas ocho como máximo. Aunque mejor si son seis. De ese modo, las decisiones se tomarán más rápido, como ha descrito el directivo en el encuentro Forum on Leadership.

• Escucha mucho y habla poco: Estas son dos de las reglas de oro de Satya Nadella, CEO de Microsoft para que también se cumpla la tercera cualidad que más aprecia de una reunión y es que sea corta. Al menos eso dijo en una entrevista concedida a The Wall Street Journal.

• Un documento de Google y unos comentarios pueden sustituir a una reunión: Jack Dorsey, el CEO de Twitter utilizó su red social para comentar que “muchas de mis reuniones se basan en documentos de Google, comenzando con una lectura de 10 minutos y comentando los asuntos directamente en el documento”. De acuerdo con el directivo, “esta práctica da tiempo a todo el equipo a estar en la misma sintonía, nos permite acceder a la información desde muchas ubicaciones y el proceso se agiliza”.

• Cada reunión debe contar con una persona que tome decisiones: En el año 2012, poco después de retomar las riendas de de Google, Larry Page (ahora es el CEO de Alphabet) cambió las dinámicas de las reuniones. Según publicó Kristen Gil, vicepresidenta de operaciones, las reuniones para tomar decisiones tienen que tener una persona encargada de tomar una decisión, y si no, no debería llevarse a cabo esa reunión. Quien no tenga nada que aportar, no debe estar en ese encuentro, decía el mismo documento. Además, nunca una decisión debe esperar a que haya un encuentro de este tipo. Si hay una decisión que tomar, entonces se programa la reunión cuanto antes.