Llevo siete años organizando toda mi vida con un gestor de tareas (y se lo recomiendo a todo el mundo)

El día en que empecé a trabajar a tiempo completo. Ese fue el momento del antes y el después en mi vida. Hasta entonces mis únicas preocupaciones obedecían a las relaciones personales, los estudios... y poco más. Me podía permitir tener todos mis quehaceres en mi cabeza, o como mucho, solo lo más excepcional, llevarlo al calendario del Mac. No gestionaba de ninguna forma mis tareas pendientes. Solo las registraba mentalmente.

Una vez empecé a cotizar las cuarenta horas y ya independizado, cada vez costaba más seguir girando todos los platos a la vez sin que se fuesen al suelo, aunque seguía pudiendo funcionar. No obstante, los despistes, retrasos y entregas a última hora fueron los primeros signos de que urgía una solución. El razonado toque de atención de mi compañero César Muela ("con estos despistes en tu trabajo también complicas el mío") fue la señal definitiva: tener vocación de funambulista no significa que sea idóneo pasarse la vida en el alambre.

La aplicación es lo de menos

Mi primera elección en aquel momento fue Wunderlist, brillante aplicación alemana a punto de ser comprada por Microsoft para ejecutarla y lanzar To Do en su lugar; aunque con el paso del tiempo pasé por alternativas propias del inquieto digital. Omnifocus de forma efímera, Todoist durante unos años y Things desde hace unos meses han sido mis elecciones. Sirve como prueba de que es un método tan simple que se adapta a casi cualquier aplicación de este tipo.

"No es ni siquiera un método", dirá alguien. Y no le faltará razón. Un método, el más conocido quizás, es GTD, de David Allen. Esto no son más que unas indicaciones básicas, ni siquiera algo considerable "una versión de GTD" (no existe tal cosa, el GTD es canónico y lo que se salga de su dogma deja de ser GTD). Lo malo: son muy básicas. Lo bueno: tan básicas son que se entienden muy rápido y funcionan. Lo mejor: tan tan básicas resultan que caben en un artículo en Xataka que no trata de venderte un libro o un curso. Que todo se podría ampliar, pero con esto sirve para cualquiera que parta de cero, o para cualquiera que sienta que es el momento de dejarse de papeles y cuadernos. Hazlo por el Amazonas.

Antes de nada, tendrás que decidirte por un gestor de tareas. En general recomiendo Todoist como punto de partida para cualquiera: sencillo, versátil y gratuito (salvo para algunas opciones que requieren suscripción). Luego podemos hablar de Notion para quien quiere incorporar mucho más que sus tareas a un mismo producto, Things para quien prioriza el diseño y además solo tiene dispositivos de Apple u Omnifocus para quien busca algo muy avanzado y complejo.

Lo ideal es encontrar un gestor de tareas con el que te sientas cómodo, cuya interfaz te incentive a usarlo y que esté disponible en las plataformas que utilices. Por ejemplo, Omnifocus tiene versión web, pero no aplicación para Android. Los Recordatorios nativos de Apple no tienen réplica fuera de sus dispositivos. Y Notion es muy versátil pero quizás no tan ligera si requieres usarla mucho desde el móvil.

Pilares jerárquicos

Sea cual sea la aplicación de gestión de tareas que escojas, todas tienen principios similares, aunque cambien las nomenclaturas, con una jerarquía del tipo: Áreas → Proyectos → Tareas → Subtareas.

• Áreas. Grandes recopilaciones de proyectos. Por ejemplo, "Personal" y "Trabajo" suelen ser la dupla más usada. Si tienes algo en tu vida que abarque mucho por sí mismo, puedes llevarlo a ser un área como tal.
• Proyectos. Los espacios propios que pueblan cada área. Por ejemplo, dentro de "Personal" pueden ser "Hogar", "Salud", "Gestiones", "Deporte".
• Tareas. Las labores concretas que hemos de ir completando en cada proyecto. Por ejemplo, en "Hogar" pueden ser "Duplicar llave principal en la ferretería", "Llevar alfombra a la tintorería" o "Bajar la caja de los edredones al trastero".
• Subtareas. Esto es opcional y solo se podrá aplicar a las tareas que tengan sentido ser desglosadas en varias subtareas. Por ejemplo, dentro de una tarea como "Limpieza semanal" podemos detallar subtareas como "Limpiar la campana extractora", "Cambiar ropa de cama", "Barrer y fregar toda la casa" o "Limpiar mamparas y espejos de los cuartos de baño".

Es posible que a estes alturas algún lector considere que esto es un exceso. Está bien. La grandeza de las aplicaciones es que cada uno las usa de la forma que necesita y quiere, y todas son correctas en tanto en cuanto aportan un beneficio a quien las utiliza.

Herramientas con las que aliarse, no obsesionarse

Los gestores de tareas, pese a algunas diferencias, tienen algunas características más o menos comunes. Saber utilizarlas con sabiduría es mucho mejor que ignorarlas por completo o, quizás peor, asumir que hemos de usar todas, siempre. Flexibilidad.

• Fechas de vencimiento. El método GTD dice que las tareas solo han de tener una fecha de vencimiento si algo terrible ocurriría en el caso de no completarlas a tiempo. Personalmente soy más laxo con esto, mi lectura es que suelo asignar fechas a las tareas en los días en que realmente me gustaría tenerlas completadas, no solo cuando es cuestión de vida o muerte. Y si he de ir moviéndolas porque así es la vida, no hay mayor drama. También es importante contar con las fechas de vencimiento recurrentes, que se van repitiendo en los ciclos que queramos.
• Etiquetas. Quizás lo más complicado de aplicar de forma universal. En mi caso las uso para etiquetar tareas de cualquier índole o proyecto que solo puedo realizar en una ciudad a la que voy cinco o seis veces al año. Una vez allí, viendo las tareas con esta etiqueta sé perfectamente qué tengo pendientes hacer allí, y solo allí. También hay quien las designa para ciertos entornos laborales, herramientas de trabajo o personas específicas. Todoist habló de ello en su blog.
• Indicadores de prioridad. A veces son indicados por códigos de color, como los semáforos. Otras, por la cantidad de signos de exclamación junto a cada tarea. Es un ejemplo del tipo de característica donde es contraproducente obsesionarse con usarla porque sí: la ausencia de esta puede entenderse como "baja prioridad" y así no tenemos que pasar tanto tiempo configurando cada tarea.
• La bandeja de entrada. Ahí llegan las tareas que queremos añadir de forma rápida, y ya procesaremos (subtareas, proyecto específico, fecha, etiquetas...) cuando podamos. Ideal contar con esto para no perdernos ninguna idea o recuerdo.
• Cabeceras. Ideal para hacer separaciones oportunas dentro de los proyectos. Por ejemplo, dentro del proyecto "Loop Infinito" (el podcast), que a su vez forma parte del área "Webedia" (la casa donde vivimos Xataka y compañía), están las tareas en una cabecera, y las ideas para episodios futuros en otra distinta. Así no se entremezclan.

Algunas ideas concretas

Si hasta ahora todo han sido presentaciones y generalidades de uso, vamos con algunas ideas concretas que he aplicado en los últimos años y que, aunque ni mucho menos son exclusivas de mi cosecha, sí suelen sorprender a otras personas cuando se las cuento.

Algunas del área Personal (y ya dentro de Hogar, Salud, Gestiones, etc):

• Reservar cita previa para renovar el DNI. Esta tarea la creé en cuanto renové mi DNI por última vez. Para dentro de cuatro años y ocho meses. Lo mismo con pasaporte y carné de conducir.
• Reservar cita previa para la ITV. Cuando compré mi coche, creé esta tarea para tres años y nueve meses más adelante, cuando tendría que pasarle la ITV por primera vez.
• Pedir cita para limpieza dental. Esta se repite todos los años, doce meses después de completarla, automáticamente.
• Planificar menú de Navidad. Me gusta pasar el día de Nochebuena en la cocina preparando la cena para mi familia, el 6 de diciembre de cada año soy notificado de esta tarea, simplemente para ir pensando un menú. Unos días antes de Nochebuena, otra tarea llamada "Comprar el menú de Navidad" salta en forma de notificación. Ni me pilla el toro para pensar qué preparar ni para comprarlo.
• Pasar el foam roller. Bendita liberación miofascial. Sus efectos son fantásticos pero es algo que tiendo a olvidar con facilidad. Creando esta tarea que se repite diariamente no descuido esta acción y mis músculos se recuperan mejor tras el gimnasio o un rato corriendo.
• Copia de seguridad de la agenda de contactos. Por lo que pueda pasar.

Y ahora vamos con algunas, de las que se pueden contar, ejem, del entorno profesional:

• Procesar mail. Se repite cada lunes, miércoles y viernes. Con el objetivo de que el correo no se me engulla bajo el pensamiento de "patada y hacia adelante". Cada vez que la marco como completada es porque tengo respondidos o procesados los correos que debo tener así, quedándose a cero el contador de no leídos.
• Responder correos de oyentes. Entre los mails que no puedo responder al momento están los que me envían los oyentes del podcast, que solo puedo dejar que se acumulen en una carpeta específica para poder responder en bloque cuando tengo un rato para ello. Se repite una vez por semana.
• Pensar tema para mañana. También del podcast, ahorro bastante tiempo y voy más desahogado desde que cada mañana solo he de preparar un guión y locutarlo sobre un titular ya previsto, en lugar de ir buscando tema con el reloj pegado al tal.

Personalización 101

Seguramente pocas de todas estas te sirvan, pero ojalá te ayuden a pensar en qué procesos de tu día, tu semana, tu mes o tu año pueden beneficiarse de un recordatorio automático. Quizás consideres que algunas son tan obvias que ni merecen ser creadas.

Yo, por ejemplo, pongo el listón en considerar que la ducha o el cepillado de dientes son automatismos tan obvios que no tiene sentido contaminar el gestor de tareas con ellos. En cambio, tomar un suplemento vitamínico que a veces se olvida o deriva en el clásico "¿esto me lo he tomado hoy ya?" es algo que merece la pena incluir.

Quizás alguien solo lo necesite para su trabajo, y tal vez otro tenga un trabajo donde algo así no tiene encaje pero sí le pueda ayudar a mejorar su día a día en la esfera personal.

Añadiría también que las tareas no son citas o eventos. Las primeras viven en un gestor de tareas, las segundas y los terceros, en el calendario. Entender la diferencia de concepto es capital.

Y más allá de eso solo animaría a que cada uno se plantee cuál es la forma en que un gestor de tareas puede ayudar mejor a su cotidianidad. Quizás apenas necesite seis tareas diarias en promedio, o quizás multiplique esa cifra por cinco. Dependerá del contexto de cada uno, a mayor complejidad (vivienda en propiedad, vehículo, familia con varios hijos pequeños, profesión en la que pueda decidir sobre su propio trabajo...), de mayor ayuda le será una de estas aplicaciones.

Si esto te ha gustado como carácter introductorio, quizás quieras completarlo con lecturas mucho más ambiciosas, como 'Organízate con eficacia', el libro en el que David Allen explica su método GTD. Si prefieres una lectura más amigable (la de Allen se puede hacer algo áspera para principiantes), una gran opción es 'Productividad personal: aprende a liberarte del estrés con GTD', de José Miguel Bolívar. También puedes optar por un Bullet Journal.

En Xataka | No sólo las reuniones matan la productividad: las notificaciones se comen la mitad de nuestra jornada.

Imagen destacada | Xataka, Mockuuups Studio.