El correo electrónico se ha consolidado como una herramienta fundamental en la comunicación profesional. Sin embargo, también puede suponer un foco importante de distracción que arruinará los momentos de concentración y mayor productividad.
El correo y su relación amor-odio con la productividad. Según un estudio de McKinsey Global Institute, un empleado promedio invierte hasta el 28% de su jornada laboral en leer y responder correos, lo que equivale a más de 11 horas semanales invertidas solo en esa tarea.
Aunque el correo electrónico es indispensable para desbloquear y avanzar en los proyectos, la gestión ineficiente de la bandeja de entrada puede afectar tanto la productividad como los niveles de estrés. Administrar el correo de forma eficiente es clave para optimizar el tiempo y mejorar el rendimiento.
Esclavos de las notificaciones. Uno de los problemas más comunes asociados al correo electrónico es el hábito de la revisión continua. Este (mal) hábito se alimenta del temor a perder mensajes importantes o a no estar al tanto de las actualizaciones de las respuestas. Usar las notificaciones automáticas no hacen más que agravar el problema, interrumpiendo constantemente la concentración y el flujo de trabajo.
Esta comprobación continua no solo consume tiempo, sino que también arruina el tiempo de concentración. Cada interrupción de las notificaciones requiere entre 13 y 20 minutos para que el cerebro retome la concentración en la tarea original.
Multitarea involuntaria. Aunque recibir notificaciones no supone necesariamente ir a revisar el contenido, un estudio de la investigadora Gloria Mark de la Universidad de Irvine (California) reveló que los participantes pasaban un promedio de hora y media diaria revisando correos y, de media, lo hacían unas 77 veces al día.
Este cambio de foco en las tareas genera sobrecarga cognitiva similar al que produce la multitarea, lo que dificulta mantener la atención profunda y afecta la eficiencia del tiempo de trabajo. La Universidad de Stanford calculó que esas interrupciones constantes reducen una media del 40% la productividad diaria.
La agrupación por bloques de tiempo. Una estrategia para minimizar las interrupciones para consultar el correo es utilizar un sistema de bloqueo de tiempo. Este método establece bloques de tiempo distribuidos durante la jornada dedicados a leer y responder correos programados en momentos específicos del día, en lugar de dejar que la bandeja de entrada marque el horario.
Por ejemplo, algunos profesionales optan por revisar sus correos tres veces al día: una vez por la mañana, otra a media mañana y la última antes de finalizar la jornada laboral. Esta estrategia permite dedicar tiempo a los correos durante esos bloques, para luego retomar el resto de tareas de la lista con la mente despejada.
revisión de correos con las pausas naturales. La investigadora Gloria Mark mencionaba en su estudio ‘Duración del correo electrónico, procesamiento por lotes y autointerrupción: patrones de uso del correo electrónico en la productividad y el estrés’ que también se puede aprovechar la finalización de una tarea para llevar a cabo una revisión rápida del correo.
Eso establece una serie de pausas naturales que, si bien no suponen la forma más eficiente de gestionar el tiempo que se dedica a una tarea, sí es una solución mucho más razonable para quienes tendían a revisarlo más de 70 veces al día. La revisión de correos durante estas transiciones naturales crea una conexión fluida entre tareas sin comprometer la concentración.
Dominar el Síndrome FOMO. Implementar esta estrategia para gestionar el correo sin perder la capacidad de respuesta ante las novedades contribuye a reducir el estrés asociado al temor de perderse algo o FOMO (por sus siglas en inglés de fear of missing out).
Permite establecer el momento de la jornada y el tiempo que se dedica a revisar los correos de manera regular, pero no excesiva, evitando que esa tarea se convierta en un agujero negro de ineficiencia que consuma todo el tiempo disponible. Dejar que las tareas dicten cuándo revisar el correo, en lugar de dejar que el correo dicte el ritmo de trabajo, permite a los empleados mantener el control sobre su jornada laboral, contribuyendo a mejorar su eficiencia y bienestar.
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Imagen | Unsplash (Brett Jordan)
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